Каждая компания в ходе своей деятельности создает большое количество тех или иных документов. А это значит, что, помимо прочего, фирме необходимо соблюдать и условия обеспечения их сохранности, установленные на законодательном уровне. Порядок организации архива – тема отдельной статьи, а сегодня мы хотели бы поговорить о том, как определить сроки хранения документов.
Делается это путем проведения экспертизы ценности юридически значимых актов. Мероприятие это куда более серьезное, чем может показаться на первый взгляд. Настолько, что, согласно действующей практике, на предприятиях создается и функционирует соответствующая экспертная комиссия (ЭК), которая и отвечает за данный процесс. Обычно в ее состав входят сотрудники тех структурных подразделений, которые и создали оцениваемые документы, а также представитель архива. Последний может быть как из числа собственных работников (если такой отдел создан в компании) или приглашенный (когда фирма заключила договор об архивном обслуживании со специализированным центром). Это в идеале. В этом случае состав комиссии утверждается соответствующим приказом руководителя, а в организации создается положение об ЭК. Но может быть иначе. В некоторых случаях экспертизу ценности осуществляет один работник (секретарь, например).
Как бы то ни было, но данный процесс состоит из трех этапов:
Для того, чтобы определить срок хранения документов, необходимо обратиться к законодательству. И в первую очередь к Перечню, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливающему конкретные периоды хранения кадровых, бухгалтерских и прочих, образующихся в ходе деятельности той или иной компании документов.
Цель проведения экспертизы – установить, к какой из групп относятся те или иные юридически значимые акты. Всего групп таких четыре. Это акты постоянного хранения, длительного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и до утраты надобности.
В ходе оценочной деятельности могут быть выявлены документы, срок хранения которых истек. В этом случае обычно инициируется процедура их уничтожения. "Обычно", так как утилизация актов – это право, но не обязанность компании. Но, как правило, фирмы не пренебрегают, дабы не "раздувать" бумажный архив до невероятных размеров. Тем более что есть альтернативный способ сохранить информацию, содержащуюся в документах с истекшим сроком хранения (если есть такая необходимость). Речь идет о создании электронного архива – процесс, в ходе которого акты сканируются, индексируются и распознаются. В результате создается удобная в использовании база данных, доступ к которой есть у всякого, имеющего в своем распоряжении компьютер и интернет. Удобный поисковый фильтр помогает отыскать необходимые сведения.